HCMIS mfumo wa Kitanzania uliyookoa mabilioni ya umma
USIMAMIZI wa rasilimali watu katika utumishi wa umma umepitia maboresho mbalimbali yaliyolenga kuimarisha usimamizi wa watumishi na malipo ya mishahara kwa kuwezesha uwepo wa taarifa sahihi za watumishi na mishahara.
Mojawapo ya maboresho hayo ni kuweka Mfumo Shirikishi wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara Serikalini (HCMIS) mwaka 2010 ambao uliweza kuunganisha Taasisi za Umma takribani 364 kupitia Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (Tehama).
Matumizi ya mfumo huo wa HCMIS yaliiwezesha serikali kufanya maboresho mbalimbali ikiwa ni pamoja na taratibu za ajira, usimamizi wa watumishi, malipo ya watumishi, kuondoa watumishi hewa ambapo jumla ya watumishi hewa 19,708 waliondolewa. Watumishi hewa hao wasingeondolewa kwa wakati wangeisababishia serikali hasara ya Sh 19,838,775,680.
Aidha, kupitia mfumo huo, serikali imefanikiwa kuwaondoa watumishi 15,508 waliokuwa na vyeti vya elimu vya kughushi katika utumishi wa umma na kuokoa wastani wa kiasi cha Sh 11,010,680,000 ambazo zilikuwa zikilipwa kama mshahara kwa mwezi kwa watumishi hao.
Pamoja na mafanikio yaliyopatikana kupitia mfumo wa zamani wa HCMIS, ongezeko kubwa la matumizi ya mfumo pamoja na mabadiliko ya teknolojia yalileta changamoto mbalimbali katika kuusimamia, kuuimarisha na kuuendeleza.
Baadhi ya changamoto hizo ni pamoja na kushindwa kufanya kazi kwa sehemu ya mfumo inayotoa taarifa kutoka kwa mwajiri kwenda Ofisi ya Rais Utumishi kwa ajili ya kufanyiwa kazi, kuongezeka kwa gharama za uendeshaji, kuongezeka kwa watumiaji wa mfumo, kuongezeka kwa wingi wa taarifa katika mfumo na kuongezeka kwa mahitaji mbalimbali katika mfumo ambayo yanasababisha kuongezeka kwa maboresho.
Ili kukabiliana na changamoto hizo na kuimarisha usimamizi wa rasilimali watu na mishahara serikalini, mwaka 2018 Ofisi ya Rais Menejimenti ya Utumishi wa Umma kwa kushirikiana na Ofisi ya Rais Tamisemi, Wizara ya Fedha na Mipango, Chuo Kikuu cha Dar es Salaam (Udsm), Mamlaka ya Serikali Mtandao (eGA) na Benki Kuu ya Tanzania (BoT) ilianza jitihada za kujenga mfumo mpya wa Taarifa za Kiutumishi na Mishahara (HCMIS) kwa kutumia wataalamu wa ndani wa serikali.
Lengo la jitihada hizo lilikuwa ni kubadili mfumo wa zamani wa HCMIS unaojulikana kama LAWSON ambao umekuwa ukitumika serikalini tangu mwaka 2010 na kupata mfumo mpya na madhubuti wa Kitanzania wa HCMIS ambao ungeendana na mahitaji ya sasa ya serikali na mabadiliko ya teknolojia duniani.
Mfumo huu mpya wa HCMIS umejengwa kwa kuzingatia taratibu za utendaji kazi katika maeneo yote muhimu ya usimamizi wa rasilimali watu na mishahara kufuatana na Sera ya Menejimenti na Ajira katika Utumishi wa Umma ya mwaka 1999 pamoja na marekebisho yake ya mwaka 2008.
Nyingine ni Sheria ya Utumishi wa Umma Sura 298, Kanuni za Utumishi wa Umma za mwaka 2003, Kanuni za Kudumu za Utumishi wa Umma za mwaka 2009, pamoja na miongozo na nyaraka mbalimbali zilizotolewa kuhusiana na Usimamizi wa Rasilimaliwatu na Mishahara katika Utumishi wa Umma.
Mfumo mpya wa HCMIS pamoja na kujumuisha taratibu zote muhimu za utendaji kazi, pia utahifadhi na kutunza taarifa nyeti na muhimu za kila mtumishi wa umma za matukio yote yanayohusiana na maendeleo ya mtumishi huyo kuanzia anapoajiriwa hadi anapohitimisha utumishi wake.
Tofauti na mfumo wa zamani, mfumo mpya wa HCMIS umejumuisha maeneo mengi yanayomuhusu mtumishi na utahifadhi taarifa nyingi zaidi za mtumishi.
Maeneo makuu yaliyojengwa katika mfumo huu mpya ni pamoja na taarifa mbalimbali zikiwamo za miundo ya taasisi za umma; miundo ya maendeleo ya utumishi; miundo ya mishahara ya watumishi; Ikama na bajeti; ajira; watumishi na matukio yote yanayowahusu; na taarifa za malipo ya mishahara, makato na marupurupu na malimbikizo yao kwa kila mwezi, upandishwaji vyeo, uhamisho, likizo, hatua za kinidhamu, upimaji wa utendaji kazi na mahudhurio ya watumishi.
Mkurugenzi wa Tehama Serikalini, Priscus Kiwango, anasema maandalizi ya mfumo huu mpya yalianza kwa kukusanya mahitaji ya wadau kutoka kwenye taasisi mbalimbali za serikali na usanifu na ujenzi wa mfumo ulianza mwaka 2019 baada ya kukusanya mahitaji ya wadau hao na kukamilika Juni 2020. Mfumo huu uliojengwa na wataalamu wa ndani ya serikali unaendana na mahitaji halisi ya serikali.
Aidha, kwa kuwatumia wataalamu wa ndani, serikali imeimarisha usalama wa taarifa na nyaraka za mfumo na kupunguza gharama za utegemezi wa wakandarasi ambapo ingetumia takribani Sh 8,527,310,600 kama ingeendelea kutumia mfumo wa zamani kwa kuhuisha. Aidha imepunguza gharama ya Sh 10,317,881,300 kama ingenunua mfumo mwingine kutoka kwa wakandarasi.
Sambamba na gharama hizo, serikali ingeendelea kulipia Sh 302,627,100 kwa kila mwaka kwa ajili ya leseni na matengenezo. Kiwango anaongeza kuwa, kufuatia kukamilika kwa ujenzi wa mfumo huo pamoja na kukamilika kwa kipindi cha majaribio ambayo yamefanyika kuanzia Juni hadi Agosti, 2020, mfumo huo unatakiwa kuanza kutumika katika taasisi zote za umma.
“Kwa kuwa mfumo ni mpya, ilionekana ni vema watumiaji wote wakapatiwa mafunzo ili waweze kumudu matumizi yake na walengwa wakuu wa mafunzo hayo ni maofisa utumishi na maofisa tawala kutoka taasisi zote za serikali,” anaeleza Kiwango.
Akifungua mafunzo kuhusu mfumo huo kwa maofisa utumishi na maofisa tawala, hivi karibuni, Naibu Katibu Mkuu, Ofisi ya Rais, Menejimenti ya Utumishi wa Umma na Utawala Bora, Dk Francis Michael anawataka kutumia mfumo mpya wa HCMIS kutekeleza majukumu yao kikamilifu kwa kutozembea na kusababisha watumishi wa umma nchini kutolipwa mishahara yao kwa wakati.
Dk Michael anasema kuna tatizo kwa baadhi ya taasisi za umma kwa maofisa utumishi kutotekeleza majukumu yao ipasavyo, wakati wajibu wao ni kumtengenezea mazingira mazuri ya kazi mtumishi ili ajisikie yuko sehemu salama na aweze kutekeleza ipasavyo jukumu la kuwahudumia wananchi.
“Msiwafanye watumishi mnaowasimamia kuona sehemu ya kazi kama jehanamu, hivyo mbadilike kwani Serikali haitomvumilia yeyote atakaye kinzana na azma yake ya kuboresha huduma kwa wananchi,” Dk Michael anaongeza na kusisitiza kuwa ni wajibu wa maofisa utumishi kuwajengea mazingira watumishi wa umma yatakayowafanya kuipenda serikali yao kwasababu inawajali na kuthamini mchango wao katika maendeleo ya taifa.
Kwa upande wake, Mkurugenzi wa Idara ya Usimamizi wa Rasilimali Watu Serikalini, Ibrahim Mahumi anasema, suala la mtumishi kukosa mshahara ni kosa kubwa, hivyo Ofisa Utumishi atakayebainika atasimamishiwa mshahara ikiwa ni hatua ya awali na atachukuliwa hatua za kinidhamu ikizingatiwa kuwa, mfumo mpya wa HCMIS utaonesha uzembe wa ofisa huyo.
Akizungumza kwa niaba ya washiriki wa mafunzo hayo, Mkuu wa Idara ya Utawala na Utumishi, Halmashauri ya Wilaya ya Liwale, Boniface Chatila anaahidi kutumia mfumo mpya wa HCMIS kutekeleza majukumu yao kikamilifu ili kuongeza ufanisi kiutendaji na kuboresha utoaji huduma kwa umma ikiwa ni pamoja na kuondoa kero ya watumishi wa umma kufuata huduma Ofisi ya Rais Utumishi, Dodoma, huduma ambazo wanastahili kupewa katika maeneo yao ya kazi.
Naye Mkuu wa Idara ya Utumishi na Utawala, Wilaya ya Kondoa, Archanus Kilaja, anaipongeza serikali kwa kutengeneza mfumo mpya wa HCMIS kwa kutumia wataalamu wa ndani, kitendo kinachoashiria nchi yetu imeanza kujitegemea kwenye eneo la mifumo ya Tehama.
Maofisa utumishi na maofisa tawala waliohitimu mafunzo hayo wametakiwa kukamilisha usahihishaji wa taarifa za watumishi zilizopo kwenye mfumo wa zamani ili ziweze kuingizwa katika mfumo mpya, kwani mfumo mpya hautoruhusu kuingiza taarifa ambazo si sahihi na zisizokamilika.
Baada ya kukamilika kwa mafunzo haya na kuanza kutumika rasmi kwa mfumo huu mpya, serikali inatarajia utatatua kero za watumishi kwa ufanisi na kwa haraka zaidi ikiwa ni pamoja na kuwaondolea usumbufu wa kufuata huduma Ofisi ya Rais Utumishi. Aidha, utaongeza uadilifu kiutendaji kwani umewezeshwa kurekodi matukio yote yatakayokuwa yakifanywa na maofisa waliopewa dhamana ya kutumia mfumo huo.
Mfumo huo pia utaimarisha uwajibikaji na kuwawezesha watumishi kufuatilia utekelezaji wa masuala mbalimbali ya kiutumishi yanayowahusu kupitia simu na barua pepe hivyo, kuongeza uwajibikaji na kujiepusha kufanya kazi kwa mazoea. Mwandishi wa makala haya ni Mkuu wa Kitengo cha Mawasiliano Serikalini Ofisi ya Rais-Utumishi na Utawala Bora.